Wie wählt man einen Dokumentenscanner aus?

Heutzutage speichern wir alles digital: von Kassenzetteln über Verträge bis hin zu alten Urlaubsfotos. Und wer kann es uns verübeln: Nie wieder herumliegende Papiere, ein überfüllter Schrank oder die eine Rechnung, die man nicht finden kann, wenn man sie braucht. Der Dokumentenscanner ist daher nicht mehr nur etwas für das Büro. Mehr noch: Auch zu Hause ist er ein cleveres Accessoire im Kampf gegen lose Zettel. Aber wie wählt man einen Dokumentenscanner, der zu den eigenen Anforderungen passt? In diesem Blog erklären wir, worauf Sie achten sollten.


INHALTSVERZEICHNIS

• Was möchten Sie scannen?

• Welche Art von Scanner benötigen Sie?

• Worauf sollten Sie beim Kauf eines Scanners achten?

• Wie möchten Sie Dokumente speichern und/oder teilen?

• Günstigere und tragbare Scanner

• Tipps für intelligentes Scannen

Was möchten Sie scannen?

Eine wichtige erste Frage: Was genau möchten Sie digitalisieren? Die Art der Dokumente, die Sie scannen möchten, hat Einfluss auf den Typ des Scanners, den Sie benötigen.

• Täglicher oder gelegentlicher Gebrauch: Wenn Sie täglich einen Stapel Dokumente verarbeiten, haben Sie andere Anforderungen als wenn Sie nur gelegentlich eine Rechnung oder ein Foto scannen.
  
  

• Arten von Dokumenten:

  • Papierarchive oder Verträge: Entscheiden Sie sich für Geschwindigkeit und automatische Eingabe.

  • Quittungen oder lose Zettel: Achten Sie auf den Einzugsmechanismus.

  • Pässe oder Fotos: Entscheiden Sie sich für hohe Auflösung und Farberkennung.

  • Dias oder Negative: Hierfür benötigen Sie einen Spezialscanner.
    

Je spezifischer Ihre Verwendung ist, desto wichtiger werden Eigenschaften wie Auflösung, Scangeschwindigkeit und Speichermöglichkeiten.

Welche Art von Scanner benötigen Sie?

Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenscannern, die jeweils ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Ihre Wahl hängt vor allem davon ab, was genau Sie scannen möchten und wie oft.

Unternehmensscanner

Für große Unternehmen. Diese Scanner können riesige Mengen an Papier verarbeiten und sind mit intelligenten Funktionen wie OCR (Optical Character Recognition oder optische Zeichenerkennung) und Netzwerkverbindungen ausgestattet.

Vorteile: blitzschnell, zuverlässig und professionell.
Nachteile: teurer und für den Heimgebrauch oft überdimensioniert.

Einzugsscanner

Diese Scanner sind auf Geschwindigkeit ausgelegt. Sie können mehrere Seiten gleichzeitig einlegen, die dann automatisch gescannt werden. Perfekt für den Einsatz im Büro, wenn Sie täglich viele Dokumente verarbeiten.

Vorteile: schnell, effizient, für hohe Volumen geeignet.
Nachteile: weniger geeignet für dicke oder empfindliche Dokumente.

Tragbarer Scanner

Kompakt und leicht, für alle, die unterwegs oder zu Hause gelegentlich etwas scannen möchten. Denken Sie dabei an Quittungen oder einzelne A4-Blätter.

Vorteile: klein, handlich und benutzerfreundlich.
Nachteile: eingeschränkte Funktionen und weniger schnell.

Unternehmensscanner

Für große Unternehmen. Diese Scanner können riesige Mengen an Papier verarbeiten und sind mit intelligenten Funktionen wie OCR (Optical Character Recognition oder optische Zeichenerkennung) und Netzwerkverbindungen ausgestattet.

Vorteile: blitzschnell, zuverlässig und professionell.
Nachteile: teurer und für den Heimgebrauch oft überdimensioniert.

Wie möchten Sie Dokumente speichern und/oder teilen?

Nach dem Scannen möchten Sie natürlich schnell mit Ihren Dokumenten weiterarbeiten. Überlegen Sie sich daher genau, welche Speicher- und Freigabemöglichkeiten Sie benötigen:

• Lokale Speicherung auf Ihrem Computer oder Netzwerklaufwerk.
  
  

• Cloud-Speicher wie Google Drive oder Dropbox für einfachen Zugriff von mehreren Geräten aus.
  
  

• Verbindungen zu Buchhaltungs- oder Verwaltungsprogrammen können Ihren Arbeitsablauf beschleunigen.
  
  

• Automatisches Versenden per E-Mail oder Hochladen? Einige Scanner unterstützen direkte Verknüpfungen.

Günstigere Scanner

Suchen Sie etwas Einfaches für den gelegentlichen Gebrauch oder für unterwegs? Dann ist ein kompakter tragbarer Scanner eine clevere Option.

• Preisklasse: von 90 € bis 180 €

• Geeignet für: Quittungen, Dokumente vor Ort, gelegentliches Scannen

• Eingeschränkt in Geschwindigkeit und Funktionalität, aber gut geeignet für leichte Aufgaben
  

Marken und Serien

In der Kategorie der tragbaren Scanner gibt es einige Marken und Serien, die sich durch Benutzerfreundlichkeit, Kompaktheit und Zuverlässigkeit auszeichnen. Dazu gehören:

• Canon imageFORMULA-Serie
  Denken Sie beispielsweise an den Canon imageFORMULA R10 oder den P-215II. Diese Scanner sind zuverlässig, schnell und ideal für unterwegs oder zu Hause, ohne dass Sie sich mit Treibern herumschlagen müssen.
  
  

• Brother DS-Serie
  Wie beispielsweise der Brother DS-640 und der DS-740D. Schlanke, leichte Scanner, die direkt über USB betrieben werden. Perfekt zum Scannen von Dokumenten vor Ort.
  
  

• Epson WorkForce und DS-Serie
  Modelle wie der Epson WorkForce ES-50 oder der DS-80W sind ideal für alle, die Flexibilität suchen. Der DS-80W kann beispielsweise kabellos verwendet werden und verfügt über einen integrierten Akku.
  
  

• Fujitsu ScanSnap-Serie
  Denken Sie beispielsweise an den ScanSnap iX100. Er ist etwas teurer, aber aufgrund seiner Scanqualität, Geschwindigkeit und kabellosen Funktionen sehr beliebt.
  
  

Diese Modelle sind oft kompakt und leicht und passen problemlos in eine Tasche. Ideal für mobiles Arbeiten oder gelegentliche Nutzung zu Hause.

Tips voor slim scannen

Heb je eenmaal de juiste scanner gekozen, dan begint het echte werk pas. Met een paar eenvoudige tips haal je meer uit je scans en houd je je digitale archief overzichtelijk en toekomstproof.

Zet OCR standaard aan
Met OCR (tekstherkenning) maak je van je scans doorzoekbare PDF’s. Zo kun je later snel documenten terugvinden op trefwoord, zonder dat je alles handmatig hoeft te openen of benoemen. Zeker bij grotere archieven is dit een onmisbare functie.

Kies het juiste bestandsformaat
Gebruik PDF als standaard voor tekst- of kantoordocumenten. Dit formaat is compact, universeel leesbaar en ideaal voor archivering. Voor afbeeldingen of foto’s is JPEG vaak de betere keuze, omdat dit de kwaliteit behoudt zonder het bestand te groot te maken.

Ordnen Sie Ihre Dateien sofort
Machen Sie es sich leicht und archivieren Sie Scans sofort am richtigen Ort. Verwenden Sie eine übersichtliche Ordnerstruktur und geben Sie Dateien logische Namen, wie z. B. „Rechnung_2025-09-29.pdf” statt „Scan001.pdf”. So vermeiden Sie späteres Suchen.

Überprüfen Sie Ihre Einstellungen
Überprüfen Sie gelegentlich Ihre Scaneinstellungen. Eine zu niedrige Auflösung macht Dokumente unlesbar, während eine zu hohe Auflösung unnötig große Dateien erzeugt. Passen Sie die Einstellungen an die Art des Dokuments an: 300 dpi sind für Text ausreichend, 600 dpi für Bildmaterial.

Vergessen Sie die Wartung nicht
Ein Scanner ist ein Gerät, das gewartet werden muss. Denken Sie daran, die Glasplatte zu reinigen und die Rollen auszutauschen. Die meisten Rollen müssen je nach Modell nach 10.000 bis 40.000 Scans ausgetauscht werden. Regelmäßige Wartung beugt Störungen vor und verlängert die Lebensdauer Ihres Scanners.

Bereit zum Scannen?

Mit dem richtigen Scanner und ein paar cleveren Gewohnheiten digitalisieren Sie Dokumente schneller, sauberer und effizienter. Ob Sie zu Hause oder im Büro arbeiten: Wählen Sie ein Modell, das zu Ihrer Nutzung passt, und Sie werden viele Jahre Freude daran haben. Benötigen Sie Hilfe? Bei PrintAbout stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.